DEBRA Polisi cynnwys Aelodau

Diben

Mae DEBRA UK yn sefydliad aelod-ganolog. Er mwyn darparu gwasanaethau perthnasol sy'n cael effaith, a newid i'r gymuned EB, mae angen i ni roi barn a lleisiau'r gymuned honno wrth wraidd ein gwaith ar draws yr elusen.

I ddeall sut y byddwn yn ymgysylltu ac yn cynnwys y gymuned EB yn ein gwaith, gweler y Strategaeth Ymgysylltu ag Aelodau.

Mae’r polisi hwn yn diffinio cyfranogiad, yn hytrach na gweithgareddau gwirfoddoli, ac yn manylu ar sut y dylai staff DEBRA gynnwys aelodau yn eu gwaith fel bod eu cyfraniadau’n cael eu cydlynu a’u cydnabod yn briodol, a sicrhau’r canlyniadau gorau i DEBRA ac i’n haelodau.

Mae'r polisi hwn hefyd yn cynnwys y broses ar gyfer gofyn am fewnbwn gan ein haelodau mewn darn o waith.

Amcanion y polisi cynnwys aelodau

Datgan mai cyfrifoldeb pob aelod o staff yw cynnwys aelodau mewn cynllunio, darparu gwasanaeth, datblygu ac adolygu gweithgareddau DEBRA.
Datgan ein hymrwymiad i gynnwys aelodau a chydnabod eu cyfraniad yn gyson ar draws yr elusen.
Egluro'r gwahaniaeth rhwng cyfranogiad aelodau a mathau eraill o gyfraniadau aelodau.
Egluro’r broses ar gyfer cynnwys aelodau er mwyn sicrhau:
1. Mae DEBRA yn dysgu orau o brofiad ac arbenigedd aelodau, ac yn ei werthfawrogi
2. Mae aelodau'n teimlo'r effaith y mae eu cyfraniad wedi'i chael, ac yn teimlo eu bod yn cael eu gwerthfawrogi, eu parchu, eu cynnwys a'u grymuso.

Diffiniad o gyfranogiad

Mae DEBRA wedi ymrwymo i gynnwys pobl yr effeithir arnynt gan EB i ddylanwadu ar ein gwaith.

Defnyddir 'cynnwys' i ddisgrifio gweithgaredd lle gall pobl yr effeithir arnynt gan EB ddylanwadu ar waith presennol DEBRA a'i gyfeiriad yn y dyfodol. Mae'n bwysig gwahaniaethu rhwng hyn a chefnogi neu gymryd rhan lle mae'r gymuned EB yn ein helpu i gyflawni rhai agweddau o'n gwaith ond nad ydynt yn tynnu ar eu profiad o EB i ddylanwadu ar gyfeiriad y gwaith.

Mathau o gyfraniadau gan aelodau:

Lawrlwythwch y mathau o dablau cynnwys aelodau: Polisi Cynnwys Aelodau – Tabl 1

Mae DEBRA yn rhoi gwerth mawr ar yr holl wahanol ffyrdd hyn o gyfrannu, ac ni fyddem yn gallu cyflawni ein gwaith hebddynt. Ond mae'n bwysig diffinio ymglymiad profiad byw o'r gweithgareddau eraill:

Sicrhau bod DEBRA yn cynnwys y gymuned EB yn weithredol i helpu i lunio a diffinio'r hyn a wnawn fel elusen. Drwy ddrysu cyfraniadau eraill fel cyfranogiad, rydym mewn perygl o beidio â chyflawni ein nodau cynnwys a pheidio â chaniatáu i'r rhai y mae EB yn effeithio arnynt lywio'r hyn a wnawn.
Oherwydd ei bod bellach yn arfer gorau talu cyfranwyr profiad byw am eu mewnwelediadau, felly wrth i DEBRA archwilio’r maes hwn, mae angen i ni ddiffinio’n union pa gyfranwyr y gallai hyn fod yn berthnasol iddynt.
Nid yw'r polisi hwn yn cwmpasu gwirfoddoli, ac mae polisïau a phrosesau eraill i'w dilyn wrth weithio gyda gwirfoddolwyr.

Diffiniadau eraill:

Rhanddeiliaid: Grŵp neu unigolyn a all effeithio ar gyflawni amcanion DEBRA, neu sy'n cael ei effeithio gan hynny.
Aelodau DEBRA: Unigolion sydd wedi ymuno â chynllun aelodaeth DEBRA.
Cymuned EB: Unrhyw un sy'n byw gydag EB, yn cael ei effeithio gan, neu'n gweithio gydag EB, neu sydd â diddordeb proffesiynol yn EB, a all fod yn rhan o gynllun aelodaeth DEBRA neu beidio.
Cyfraniadau aelodau: aelodau sy'n rhoi o'u hamser a/neu arbenigedd i DEBRA mewn unrhyw ffordd.
Astudiaeth achos: enghraifft o sut mae DEBRA wedi cefnogi aelod.
Stori aelod: profiad personol aelod y mae EB yn effeithio arno.

Cyfrifoldebau

Cyfrifoldeb pob tîm yn DEBRA yw deall pryd a sut i gynnwys a chynnwys aelodau yn eu gwaith i gryfhau eu canlyniadau.
Cyfrifoldeb yr holl reolwyr a staff yw nodi sut y gallai eu gwaith effeithio ar aelodau a'r Gymuned EB a phryd y dylid ymgynghori â nhw neu roi gwybod iddynt.
Rhaid i unrhyw aelod o staff sydd mewn cysylltiad ag aelodau ddiweddaru CRM gyda'u cyfathrebiadau.
Cyfrifoldeb yr holl reolwyr a staff yw ystyried yr anghenion ac unrhyw addasiadau sydd eu hangen i alluogi aelodau i gael eu cynnwys a’u cynnwys, gan gadw mewn cof yr effaith y gallai hyn ei chael arnynt a sut i gael mynediad at gymorth ychwanegol os oes angen.
Cyfrifoldeb y rheolwr sy'n gofyn am gyfraniad aelodau yw sicrhau eu bod yn cynnal asesiad risg priodol ar gyfer eu gweithgaredd/gwaith.
Mae'r Uwch Dîm Rheoli yn gyfrifol am arwain y sefydliad ar ymglymiad cymunedol EB, gan sicrhau ei fod yn rhan annatod o gynllunio ac adolygu strategaeth a gwasanaethau DEBRA.
Mae’r gyfarwyddiaeth Gwasanaethau Aelodau, yn enwedig yr arweinydd ymgysylltu, yn gyfrifol am hwyluso’r sgyrsiau gyda thimau i ddod o hyd i gyfleoedd i gynnwys yn eu gwaith ac i ddeall y ffordd orau o ddarparu gweithgareddau cynnwys.
Mae'r arweinydd ymgysylltu yn y Gwasanaethau Aelodau yn gyfrifol am ddeall, adolygu ac adrodd ar weithgareddau cynnwys aelodau ar draws DEBRA i gynyddu ein gallu yn y maes hwn.
Mae'r Pwyllgor Dibenion Elusennol (CPC) yn gyfrifol am adolygu a monitro perfformiad DEBRA mewn perthynas â chynnwys rhanddeiliaid yn rheolaidd.

Mae Atodiad A yn rhestru rhai enghreifftiau o dimau sydd wedi cynnwys, neu sy'n bwriadu cynnwys, aelodau yn eu gwaith.

Agwedd at gyfranogiad

Cynnwys Gwasanaethau Aelodau:

O ystyried y cyfrifoldebau a nodir uchod, rhaid i'r Gwasanaethau Aelodau gadw trosolwg o gyfraniadau aelodau ar draws DEBRA ac felly mae'n rhaid eu hysbysu o unrhyw weithgaredd sy'n cynnwys ein haelodau.

Cyn i unrhyw aelod o staff neu dîm estyn allan at aelodau i gymryd rhan yn eu gwaith, rhaid iddynt gysylltu â'r tîm aelodaeth yn gyntaf. P'un a ydynt yn hysbysu'r tîm aelodaeth am aelodau penodol i'w cynnwys, neu'n gofyn am gymorth i ddod o hyd i aelodau i gymryd rhan mewn ymgyrch neu brosiect, rhaid i'r staff sy'n gwneud cais ddefnyddio'r “Ffurflen Gais am Aelod” ar fewnrwyd DEBRA.

Drwy gynnwys Gwasanaethau Aelodau yn eich cynlluniau, bydd yn ein galluogi i:

Rhoi gwybod i chi am unrhyw newidiadau yn iechyd neu les aelodau – gwybodaeth na fydd ar gael i bawb ar CRM.
Cynigiwch ein harbenigedd a'n profiad o weithio gydag aelodau ar brosiectau tebyg a helpwch i sicrhau bod gennych bopeth sydd ei angen i ddiogelu'r aelodau (asesiadau risg priodol ac ati).
Sicrhau bod ein prosesau ar gyfer cynnwys aelodau yn ein gwaith yn dryloyw ac yn hygyrch i’r rhan fwyaf o’n haelodaeth, fel bod cyfleoedd cyfranogiad ar gael i’n holl aelodau.
Sicrhewch nad ydym yn gorlwytho ychydig o unigolion.
Eich helpu chi i ddod o hyd i'r bobl orau i'ch helpu gyda'ch gwaith - mae aelodau newydd yn ymuno â'r aelodaeth a'r rhwydwaith cynnwys yn rheolaidd.
Helpwch i wneud unrhyw gysylltiadau ar draws ein gweithgareddau cyfranogiad a gwirfoddoli ar gyfer aelodau, i weld sut y gallwn wella eu profiadau gyda DEBRA a sicrhau ein bod yn cael y gorau o'r gweithgareddau hefyd.
Helpwch i sicrhau bod pob math o EB yn cael ei gynrychioli yn ein gweithgareddau a’n cyfathrebiadau, fel bod aelodau’n gallu gweld bod DEBRA yma i unrhyw un ag unrhyw fath o EB.
Cymhwyso cysondeb o ran y modd y mae aelodau'n cael eu cynnwys, y diolchir iddynt, a'u cydnabod am eu cyfraniad.
Ein galluogi i adrodd yn fwy effeithiol ar nifer yr aelodau sy'n ymwneud â gweithgareddau ar draws DEBRA, gan fod gennym dargedau ar gyfer cyfranogiad ac amrywiaeth.

Cyfrifoldeb yr aelod o staff sy'n gofyn i'r aelod gymryd rhan mewn gweithgaredd yw sicrhau bod ganddo asesiad risg priodol yn ei le i ddiogelu'r aelodau sy'n cymryd rhan yn eu gwaith.

Bydd y dull hwn o sicrhau bod yn rhaid i’r holl weithgareddau gydag aelodau ddod drwy’r tîm aelodaeth yn cael ei adolygu drwy gydol 2024 i sicrhau ei fod yn gweithio i bob tîm ac i’n haelodau.

Y broses ar gyfer gofyn am gyfraniadau gan aelodau:

I ofyn am unrhyw gyfraniad gan aelod yn eich gwaith, gallwch ddefnyddio un cyswllt hawdd, sydd i'w weld ar fewnrwyd DEBRA yn y tab “Gwasanaethau Aelodau”. P'un a ydych yn gofyn am astudiaeth achos, neu aelod i fynychu digwyddiad, rhoi araith, neu drefnu grŵp ffocws, dylid cyflwyno ceisiadau trwy Asana.

Unwaith y bydd hwn wedi'i gyflwyno, bydd y tîm ymgysylltu ag aelodau yn hidlo'r cais ac yn ei anfon ymlaen at y person priodol yn y Gwasanaethau Aelodau. Bydd Gwasanaethau Aelodau wedyn yn gweithio gyda chi i ddod o hyd i’r aelod(au) cywir ar gyfer eich gwaith, rhoi cyngor ar asesiadau risg neu addasiadau angenrheidiol, a chytuno ar sut y bydd yr aelodau hynny’n cael eu cydnabod am eu cyfraniad, a sut a phryd y cânt eu bwydo’n ôl iddynt. am y gwahaniaeth y mae eu cyfraniad wedi ei wneud.

I gael gwybodaeth fanwl am wneud cais am astudiaethau achos a’u rheoli, gweler y “Polisi Gwneud Cais a Rheoli Astudiaethau Achos”.

Diolch, cydnabod ac ad-dalu:

Mae DEBRA yn gwerthfawrogi'r cyfraniadau y mae ein haelodau'n eu gwneud a'i nod yw sicrhau nad oes unrhyw rwystrau i allu cymryd rhan. Bydd yr holl dreuliau parod yn cael eu had-dalu, gan gynnwys costau teithio, ond mae'n rhaid iddynt gael eu cymeradwyo ymlaen llaw gan y rheolwr sy'n gyfrifol am y gwaith y mae'n ymwneud ag ef. Dylai'r hyn y byddwn ac na fyddwn yn ei ad-dalu gael ei wneud yn glir i'r aelod ar y pwynt o gofrestru. Nid yw'n orfodol hawlio ad-daliad oherwydd efallai y byddai'n well gan rai aelodau beidio â hawlio. Mae hyn yn unol â'r Polisi Gwirfoddolwyr, a gweler y Polisi Treuliau am ragor o fanylion.

Ni fydd DEBRA byth yn cynnig taliad i bobl sy'n rhannu eu straeon gyda'r cyfryngau, neu sy'n ymgyrchu'n wleidyddol, er mwyn amddiffyn eu hannibyniaeth. Ni fyddwn byth yn cynnig taliad i’r rhai sy’n rhannu eu stori â ni, er mwyn sicrhau eu bod yn cymryd rhan yn y gweithgaredd hwn fel dewis rhydd a gweithgar, ac nid oherwydd eu bod yn teimlo dan unrhyw orfodaeth neu bwysau i wneud hynny. Mae gan staff sy’n ymwneud â’r gweithgaredd hwn gyfrifoldeb i sicrhau nad yw’r taliad am y gweithgaredd hwn yn digwydd, ac y dylai rhoddion i ddiolch i aelodau am eu cyfraniad i rannu eu stori yn gyhoeddus fod yn ddigymell (heb ei gytuno ymlaen llaw), ac yn gymesur â’r gweithgaredd, er mwyn peidio â mentro “talu mewn nwyddau” am eu cyfraniad.

Mae’n arfer gorau mewn ymchwil, ac ar draws y sector elusennol i gynnig tâl am weithgareddau cynnwys. Mae DEBRA ar hyn o bryd yn gweithio ar ein dull ein hunain o dalu am gyfranogiad, a bydd hwn yn cael ei ychwanegu yn 2024, naill ai fel rhan o’r polisi hwn, neu fel polisi annibynnol. Nid ydym felly eto'n gallu cynnig taliad am gyfranogiad fel ffordd o gydnabod cyfraniad aelod. Dylai staff ystyried ffyrdd priodol eraill o ddangos gwerthfawrogiad o amser pobl.

Mae gweithgor ar gyfer gwobrwyo a chydnabod cyfraniadau aelodau wedi’i sefydlu yn 2024 i bennu fframwaith ar gyfer cydnabod cyfraniadau aelodau yn gyson ar draws yr elusen. Hyd nes y bydd canlyniadau'r grŵp hwnnw ar gael, nod y tabl isod yw rhoi arweiniad i staff i asesu lefel cyfraniadau aelodau, a rhai syniadau cyfatebol ar gyfer diolch i aelodau'n briodol. Sylwch fod hyn yn ychwanegol at dreuliau “ar eich colled”, fel yr uchod.

Lawrlwythwch y tabl gwybodaeth diolch, cydnabod ac ad-dalu: Polisi Cynnwys Aelodau – Tabl 2

Iechyd a Diogelwch

Bob dydd, mae pobl yn cael eu hanafu; weithiau'n ddifrifol, weithiau'n angheuol, wrth wneud gwaith â thâl neu waith di-dâl. Mae DEBRA yn cymryd ei chyfrifoldebau cyfreithiol o ddifrif, a bydd yn sicrhau, cyn belled ag y bo’n rhesymol ymarferol, iechyd, diogelwch a lles ein gwirfoddolwyr tra byddant yn y gwaith ac mewn perthynas â’r holl weithgareddau neu weithrediadau y maent yn gyfrifol am eu cyflawni ac i gydymffurfio â’r holl ddeddfwriaeth berthnasol. , gan gynnwys:

Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith etc. 1974
Rheoliadau Rheoli Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1999

Ymdrinnir ag iechyd a diogelwch gwirfoddolwyr 'ffurfiol' yn y Polisi Gwirfoddolwyr. Ar gyfer aelodau sy'n ymwneud â digwyddiadau neu gyfarfodydd a drefnir gan DEBRA, bydd y tîm sy'n trefnu'r gweithgaredd yn gyfrifol am sicrhau bod yr asesiad risg yn cynnwys y gweithgareddau a gyflawnir gan aelodau. Bydd aelodau'n cael digon o wybodaeth, cyfarwyddyd a, lle bo'n briodol, hyfforddiant i gyflawni eu gweithgareddau'n ddiogel. Bydd y tîm trefnu yn gyfrifol am wneud unrhyw addasiadau rhesymol i alluogi aelodau ag anghenion ychwanegol i gymryd rhan yn gyfforddus ac yn ddiogel.

Bydd unrhyw ddamwain, digwyddiad neu ddamwain agos sy'n ymwneud ag aelod yn cael eu hadrodd, yn cael eu hymchwilio, ac yna'n cymryd camau ataliol. Bydd adroddiadau damweiniau'n cael eu hadolygu'n rheolaidd i nodi tueddiadau a galluogi cynlluniau gweithredu i atal hyn rhag digwydd eto.